RSS

לגלג עם גוגל - כמה טיפים לשימוש ב-gmail


בשח"ף אנחנו משתמשים הרבה בכלי גוגל בתוכנית וכיוון שאנחנו ממליצים לכולם לפתוח חשבון בגוגל, אני חושבת שכדאי להתרכז די בהתחלה בכמה דברים שקשורים ל-gmail.
דבר ראשון שחשוב לזכור: יש הבחנה בין חשבון גוגל gmailGmail הוא אחד הרכיבים של כלי גוגל אבל לגוגל יש עוד הרבה כלים ופתיחת חשבון גוגל אינו מחייב שימוש ב-gmail. בשח"ף אנחנו משתמשים ב:

  • גוגל דוקס - מקום לאחסן מסמכים וכמקום ליצור מסמכים משותפים
  • לוח גוגל - לוח השנה שלנו בו אפשר להכניס תאריכים חשובים (כמו כנסי למידה פנימיים או ימי הולדת)
  • מפות גוגל - להראות את מקומם של חלק מבתי הספר בו אתם מתנסים ומקומות נוספים וגם לקבל הנחיות איך להגיע לשם
  • Youtube - מקום להעלות סרטונים או לצפות בהם
  • Blogger - מקום לכתיבת בלוגים אישיים (כמו זה) או קבוצתיים
  • אלבומי תמונות של פיקסה (picassa) - מקום להעלות תמונות ולצפות בהן

כל הכלים האלה (ועוד) הם חלק מכלי גוגל.  עוד חלק הוא כמובן, gmail



(צילום של uzvard)


gmail
כאשר מדובר ב-gmail, יש טיפים שקשורים לדרכי עבודה ודברים שקשורים לטעם.  יש גם תחום בו שני החלקים האלה קשורים כי לדעתי, אנחנו עובדים טוב יותר כאשר אנחנו עובדים בסביבה שנעים לנו לעבוד בה.
כמו ברוב כלי גוגל, אפשר לשנות מרכיבים שונים כך שישקפו את ההעדפות האישיות שלכם.  התאמות אלה נעשות דרך הקלקה על הכפתור "בגדרות" (או settings באנגלית).  כפתור זה נמצא בחלק העליון של הדף (בצד שמאל בעברית ובצד ימין באנגלית.
הנה 3 הדברים חשובים שאפשר לעשות שם (בסוגרים מופיע המקום בתוך ההגדרות בו אפשר להגדיר את הפריט):

  • לקבוע את השפה של הממשק (עברית, ערבית, אנגלית, רוסית, גרמנית ....) (כללי או general)
  • לקבוע את הרקע שתראי כאשר את נמצאת ב-gmail (רקעים או themes)
  • להורות ל-gmail לייבא דואר מחשבונות אחרות שלך כמו מהחשבון של האוניברסיטה (חשבונות וייבוא - בדוק דואר באמצעות POP3 או accounts and import - check mail using POP3)

ארגון הדואר
ברגע שמתחילים לקבל יותר מ-3 פרטי דואר ליום, חשוב שיהיה דרך לארגן אותם כדי שאפשר למצוא מה שמחפשים בקלות. יש 3 דברים ב-gmail שעוזרים בארגון הדואר:

  • חיפוש - יש תא חיפוש בחלק לעליון של הדף.  אפשר לערוך שם חיפוש בתוך הדואר בדיוק כמו שמשתמשים בגוגל לחפש באינטרנט.
  • תוויות - gmail לא משמתש בתיקיות, הוא משתמש בתוויות.  אפשר ליצור תווית לכל מה שמתחשק לכם. למשל, לי יש תוויות כמו שח"ף, מתכונים, משפחה, לבדוק ... בסה"כ, איזה 40 תוויות.  הסוד לשימוש בתוויות הוא לסמן את המכתבים כאשר אתם קוראים אותם ולא לחכות להצטברות של הרבה מכתבים לא מסומנים.  אפשר לתת למכתב יותר מתווית אחת - יש לי מכתבים שמסוימים עם 5 תוויות.  למה תוויות? כי דרכם אפשר להעלות את המכתבים קבוצות קבוצות - דבר שמאד מקל על מציאת מכתב מסוים. אפשר גם לתת לכל תווית צבע. זה גם יפה וגם עוזר על התמצאות. אני מאד לא אוהבת את הצבע של ורוד צעקני ולכן, זה הצבע שנתתי לתווית "לעשות". כך יש לי מוטיבציה לטפל בדברים שבהם אני צריכה לטפל כי כך אני אראה פחות ורוד על המסך!
  • מסננים - מסננים נותנים לך את האפשרות לבצע פעולות אוטומטיות בטיפול בדואר. לדוגמה, כאשר אני מקבלת דואר ממישהו בצוות שח"ף, המכתב מקבל את התווית שח"ף באופן אוטומטי.  זה חוסך הרבה זמן. הפקודה של יצירת מסנן נמצאת בכפתור "פעולות נוספות" (more actions).

אני חושבת שזה מספיק לפעם הזה.  מי שרוצה לנסות חלק מהדברים שהזכרתי כאן וצריך קצת הדרכה מוזמן לפנות אלי.
בפעם אחרת אציג כמה דרכים לשלב בין gmail וכלי גוגל נוספים.
כרגיל, תוסיפו הערות ועצות שלהם בהערות.

0 תגובות:

הוסף רשומת תגובה